I ett aktiebolag ska det finnas en bolagsordning, redan i stiftelseurkunden, när bolaget bildas.

Bolagsordningen är lagstiftarens minimikrav för grundläggande överenskommelser mellan aktieägarna om hur bolaget ska bedriva sin verksamhet. Räkenskapsår, storlek på styrelse och vilket namn verksamheten ska bedrivas i är exempel på vad som måste finnas med i en bolagsordning.

En filial (underavdelning till ett företag) används ofta för att expandera in på nya marknader, t.ex. i andra länder, då man inte vill starta ett dotterbolag.

Ett utländskt företag som vill bedriva näringsverksamhet i Sverige utan att registrera ett dotterbolag, ska normalt registrera en filial. En filial är ett utländskt företags avdelningskontor med självständig förvaltning i Sverige. Filialerna ses som vanliga svenska aktiebolag och måste förhålla sig till alla svenska lagar och regler, bl.a. måste det finnas en verkställande direktör (VD) för filialen.

Ett och samma företag får bara ha en filial i Sverige och dessa räknas inte som en egen juridisk person.

Fullmakt innebär att man har rätt att företräda en annan part.

Den som fått fullmakten får genom fullmakten samma rättigheter som den som givit fullmakten. Rätten kan vara begränsad till visst ämnesområde, till visst ärende eller till viss tid. Om fullmakten inte är tidsbegränsad gäller den tills den återkallas.

Den som ger fullmakten kallas fullmaktsgivare eller huvudman; den som får fullmakten kallas fullmaktstagare eller fullmäktig.

De rättshandlingar som fullmaktstagaren företar blir bindande för huvudmannen. Ett exempel på en fullmakt är generalfullmakt.

IT-marknaden blir alltmer komplex, vilket har inneburit att ett flertal olika avtalstyper har uppstått. Dessa kan exempelvis avse avtal om utveckling, drift, underhåll, molntjänster och programvarulicenser.

Det saknas i det närmaste lagstiftning avseende IT-avtal, vilket innebär att det avtal som upprättas mellan parterna kommer att vara avgörande för vilka rättigheter och skyldigheter som ska gälla mellan parterna. Det är därför av stor vikt att ägna utformningen av avtalet stor omsorg.

DokuMera har utvecklat ett antal IT-rättsavtal som kan utgöra en grund vid den närmare utformningen av avtalet. Det kan vara klokt att ta kontakt med en sakkunnig inom IT för att säkerställa att särskilt viktiga frågor regleras på ett väl avvägt sätt, eftersom brister i avtalskonstruktionen kan få stora konsekvenser för verksamheten.

Ett företag kan ta in konsulter av olika anledningar. En konsult är specialist inom ett område som exempelvis ekonomi, juridik eller teknik och anlitas ofta för ett tidsbegränsat uppdrag. Konsulten kan anlitas just för sina specialistkunskaper, men idag är det också vanligt att företag anlitar konsulter istället för att själva anställa personal. Fördelen med det är att konsultuppdraget är lättare att avsluta än en anställning.

En konsult kan antingen vara egenföretagare eller anställd av ett konsultföretag.

Att företag samarbetar med varandra är inget ovanligt. För framförallt mindre företag kan det vara av intresse att samarbeta med andra mindre företag för att vara konkurrenskraftigare i exempelvis en upphandling.

Samarbeten som sätter sätter konkurrensen ur spel, som exempelvis karteller, är däremot inte tillåtet.

Som arbetsgivare är du skyldig att följa ett stort antal regelverk, och antalet skyldigheter ökar i takt med antalet anställda i verksamheten. I den kategorin finner du mallar som gör det enklare att identifiera vilka krav som behöver uppfyllas beroende på hur många anställda du har i din verksamhet.

Medarbetarbrott är sådana brott som begås i företag, organisationer eller myndigheter. Ungefär vart tredje företag i Sverige är drabbat och brotten är oftast av ekonomisk art som exempelvis bokföringsbrott, förskingring, insiderbrott, stöld m.m.

Medarbetarbrott är kostsamt för företagen och kan i vissa fall leda till företagets fall. Det är viktigt att arbeta förebyggande mot medarbetarbrott genom till exempel förstärkta interna kontroller, god bolagsstyrning och CSR (Corporate Social Responsibility).

Penningtvätt är ett sätt att omvandla pengar som kommer från brottslig verksamhet, exempelvis narkotikaaffärer, rån eller skattebrott, till legala medel. I Sverige har vi i huvudsak två lagar som reglerar bekämpningen av penningtvätt: Lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen) samt lagen om straff för penningtvättsbrott.

När någon behandlar personuppgifter enligt den personuppgiftsansvariges instruktioner är denne att betrakta som personuppgiftsbiträde. Dataskyddsförordningen ställer i sådana situationer krav på att parterna ska upprätta ett personuppgiftsbiträdesavtal som bland annat reglerar parternas respektive rättigheter och skyldigheter.

Ta hjälp av mallarna i denna kategori när du behöver upprätta ett personuppgiftsbiträdesavtal så riskerar du inte att förbise lagstadgade krav.

Som personuppgiftsansvarig har du ett informationsansvar i förhållande till de registrerade. Ett bra sätt att uppfylla ansvaret är att upprätta en policy som beskriver hur du behandlar deras personuppgifter. En väl genomarbetad policy är ett effektivt sätt att uppfylla många av dataskyddsförordningens bestämmelser. Se därför till att ägna såväl tid som omsorg åt att upprätta policyer som ligger väl i linje med den behandling som sker i din verksamhet.

Fakturering är en av de viktigaste aktiviteterna i ett företag. En faktura är ett skriftligt krav på betalning från säljaren till köparen, som används som en verifikation i bokföringen. För att kunna godkännas av Skatteverket måste den innehålla vissa uppgifter.

De flesta företag har i dag någon form av datasystem för fakturahantering, dessa delas in i dels faktureringssystem för att sköta utfaktureringen, dels i leverantörsreskontra som håller ordning på inkommande fakturor. Det gäller att få betalt för sina kundfordringar så snabbt som möjligt så att inte kapital binds upp i onödan.

Kundreskontra är en sidoordnad bokföring där företaget samlar uppgifter om kunderna, obetalda och betalda fakturor, returer, påminnelser m.m. Det finns ett reskontrakonto per kund och där specificeras de transaktioner som kan vara summerade på huvudkontona.

Med ett bokföringsprogram uppdateras bokföringen automatiskt då du lägger in uppgifter i reskontran och programmet kan även göra dig uppmärksam på vilka fakturor som förfaller inom kort. Företagets behov styr olika kundreskontras utformning, vilka ofta integreras med faktureringsrutiner och kundstatistik som sedan är underlag vid betalningsprognoser. Det finns även reskontran för leverantörer och löner.

Lager är förvarade kommersiella varor eller dessas värde i en bokföring. Lager förekommer på flera ställen i en produktionskedja och distributionskedja, där dess uppgift kan vara att ge kontinuitet i tillverkningen, att upprätthålla fastlagd leveransservice eller att verka efterfrågeutjämnande.

Alla företag behöver ett buffertlager men ett stort lager binder mycket av företagets kapital och kräver lagerutrymme som kostar pengar. Ett litet lager binder jämförelsevis mindre av företagets kapital men risken ökar om något inträffar med t.ex. leverantörens produktion. Företag med pålitliga leverantörer kan använda sig av just in time-lagerhållning, där det som beställts kommer till företaget exakt vid avtalad tidpunkt.

Med en policy kan du informera medarbetarna om hur de förväntas agera i och hantera olika situationer som kan förekomma i arbetslivet.

En policy bör inte vara för omfattande. Det är bättre att komplettera med dokument som mer detaljerat beskriver riktlinjer och rutiner för hur arbetet ska utföras i praktiken.

I jordabalken finns de föreskrifter som gäller vid hyresavtal av hus eller del av hus. Ett hyresavtal för en lokal gäller ofta för en bestämd tid och förlängs automatiskt om det löper över längre tid än nio månader. Trots att avtalet är tidsbestämt så krävs alltså en uppsägning för att det inte skall förlängas.

En lokal kan liksom en bostad hyras ut i andra hand. Liksom vid andrahandsuthyrning av bostad krävs fastighetsägarens godkännande, det gäller dock inte om det endast är en del av en lokal som skall hyras ut i andra hand. Det är fortfarande den hyresgäst som har hyresavtalet med fastighetsägaren som är ansvarig gentemot denne för skador och dylikt som kan uppkomma.

Ett hyresavtal för andrahand får inte löpa på samma tid som ett hyresavtal för förstahands eftersom andrahandshyresgästen måste kunna sägas upp om den som innehar hyresavtalet för lokalen i förstahand själv blir uppsagd.

Den största fördelen med Internet är dess kostnadseffektivitet och räckvidd men också tillgängligheten och möjligheten för kunden att interagera med företaget på ett smidigt sätt. Försäljning och marknadsföring över Internet når många fler potentiella kunder än den traditionella.

Digitala och digitalt överförda produkter och tjänster lämpar sig självklart mycket bra för att sälja via Internet, t.ex. musik, film, datorprogramvara, banktjänster, nyhetstjänster etc., men även försäljning av andra produkter bara ökar för varje år. En informativ och proffsig webbplats är viktig för alla företag och policys rörande cookies, personuppgifter och annan sekretessbelagd information måste också utformas.

Socialt ansvarstagande eller CSR (Corporate Social Responsibility) samt sponsring handlar om att företag tar ett större ansvar i samhället än att bara generera vinst och därmed säkrar jobben för sina anställda. Detta samhällsansvar kan delas upp i tre delar:

- etiskt ansvarstagande (ett företags sätt att göra affärer)

- miljömässigt ansvarstagande

- socialt ansvarstagande (till exempel hur företaget behandlar sina anställda)

Sponsor kallas den, som ekonomiskt stöder en annan verksamhet utan att få någon särskild motprestation utöver reklam- och annat marknadsföringsvärde. Sponsorer är väldigt vanliga inom till exempel dagens idrottsrörelse. Detta kan vara ett effektivt sätt för företag att synas i ett fördelaktigt sammanhang.

En policy för informationssäkerhet s.k. informationssäkerhetspolicy ska hjälpa till att förhindra avbrott i organisationens verksamhet och minska skador, som förorsakas av katastrofer eller säkerhetsincidenter, genom en kombination av förebyggande och återställande skydd.

Policyn kan ses som ett verktyg för kontinuitetsplanering och ska utgöra grunden för organisationens övergripande och detaljerade säkerhetsmål. Riktlinjer, anvisningar och instruktioner till personalen skall finnas med samt uppföljande av policyn, val av säkerhetsansvariga och finansiering av implementeringen av policyn.

Förberedelse inom krisberedskapsarbetet är att systematiskt identifiera och bedöma alla händelser som kan leda till olyckor/kriser och att sedan förebygga och förbereda sig inför dessa. En risk- och sårbarhetsanalys görs utifrån varje företags speciella verksamhet och arbetsmiljö och bör innehålla följande:

- riskinventering och identifiering - riskvärdering och kategorisering - konsekvensanalys - sårbarhetsbedömning

Vid kriser bör de insatser som sätts in vara genomtänkta och organiserade, speciellt då det handlar om individer. Stödsamtal kan vara ett bra sätt att bearbeta sina intryck, t.ex. kan så kallade krisinterventionstekniker eller CISM (Critical Incident Stress Management) användas. CMB (Crisis Management Briefing), debriefing, defusing, samt en-till-en samtal är typer av krisinterventionstekniker och kan användas vid olyckor, dödsfall, rån etc.

En policy är ett verktyg som är till för att informera medarbetarna om hur de förväntas agera i och hantera olika situationer som kan förekomma i arbetslivet.

Policyn bör inte vara för omfattande, komplettera hellre med dokument som mer detaljerat beskriver riktlinjer och rutiner för hur arbetet ska utföras i praktiken.

I denna underkategori finner du alla de dokument ni behöver för att kunna upprätta betalningspåminnelser, kravbrev och beräkna dröjsmålsränta.

Så kallade kravbrev eller betalningspåminnelser kan vara svåra att upprätta då det är viktigt att de är formulerade och upprättade på ett sätt som inte verkar stötande för den betalningsskyldige men samtidigt har en viss bestämdhet. I dessa fall kan det vara en fördel att redan ha ett välformulerat och korrekt brev som bara behöver fyllas ut med adressdetaljer och belopp. DokuMera har tagit fram de mallar som behövs för att snabbt kunna beräkna eventuell dröjsmålsränta, översända en påminnelse eller ett inkassokrav. Det låter dig fokusera på att sälja snarare än att ta betalt.

En offert, eller anbud som det också heter, är ett erbjudande som lämnas av en näringsidkare avseende priset och de närmare villkoren för en vara eller tjänst som företaget erbjuder. Offerter lämnas oftast efter förfrågan från en presumtiv köpare.

Avtalslagens inledande paragrafer berör avtals uppkomst och är de regler som lägger grunden för offerter. Enligt dessa bestämmelser blir offerten bindande för näringsidkaren (säljaren), om köparen lämnar en accept, dvs. godtar erbjudandet. Detta innebär att ett avtal har kommit till stånd.

DokuMeras offertmallar kan användas för att ge offerter på olika artiklar eller för tjänster. Här finns också checklistor där du kan skaffa dig fördjupade kunskaper om offerering.

I underkategorin om Order finner du dokument som rör beställningar, bland annat mallar för följesedlar och orderbekräftelser. Dokumenttyperna finns både i svensk och i engelsk version vilket låter dig ta emot och expediera order från utlandet. Orderbekräftelser och följesedlar hjälper företaget att så tidigt som möjligt rätta till missförstånd eller felbeställningar. Mallar som rör order kan därigenom spara företaget och dess kunder tid och pengar som annars skulle ha gått åt till att låta varor gå i retur.

Anställningsavtal eller anställningskontrakt är de dokument som beskriver vilka anställningsvillkor arbetsgivaren och arbetstagaren kommit överens om. Lagen om anställningsskydd (LAS) och olika kollektivavtal reglerar de anställningsformer som finns.

Det finns två huvudtyper av anställningsformer: - tillsvidareanställning (fast anställning), innebär att anställningen gäller tills vidare. - tidsbegränsad anställning (visstidsanställning), innebär att anställningen varar under en viss tid.

DokuMera tillhandahåller mallar som är standardiserade och därför ej branschspecifika. Vid situationer som kräver anpassning av dokumenten till verksamhetskritiska situationer krävs expertkontakt för att säkerställa att dokumenten är korrekt anpassade för den unika situationen.

DokuMera samarbetar med ett antal sakkunniga inom ett flertal olika områden. Du finner dem under \"Sakkunniga\" i menyn ovan.

Bemanningsplanering är en sorts resursplanering där man planerar och schemalägger sin personals arbetstid, alltså försöker sätta rätt person på rätt plats vid rätt tidpunkt. Därigenom kan man uppnå ökad lönsamhet, förbättrad kundservice och nöjdare medarbetare. Ett flertal krav och mål måste till slut bilda en enhet. Det krävs bl.a. att man använder sig av och respekterar gällande lagar och kollektivavtal samt enskilda avtal men även medarbetarnas egenskaper och önskemål.

Företag använder sig ofta av något slags system för att planera sin bemanning; det kan vara allt ifrån Excelark i datorn eller schemaläggning med papper och penna till avancerade dataprogram.

En del arbetsgivare erbjuder sina anställda så kallade förmånsbilar. Det innebär att företaget äger eller leasar bilen men att den anställde har rätt att använda den både i tjänsten och privat. Nedan finner du ett antal dokument som är kopplade till förmånsbil. Tänk på att förmånsbilen utgör en bilförmån då den används privat och därmed förmånsbeskattas därefter.

Här finner du samtliga mallar som på ett eller annat sätt har med coronaviruset och dina skyldigheter på arbetsplatsen att göra. Glöm inte att dessa mallar kan behöva användas tillsammans med mallar inom arbetsmiljö och hälsa.

Förenklat innebär diskriminering missgynnande eller kränkning i samband med någon av de sju diskrimineringsgrunderna (kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning samt ålder).

Det finns sex former av diskriminering: - direkt diskriminering - indirekt diskriminering - bristande tillgänglighet - trakasserier och sexuella trakasserier - instruktioner att diskriminera

Enligt definition från WHO (Världshälsoorganisationen) är hälsa \"ett tillstånd av fullständigt fysiskt, psykiskt och socialt välbefinnande\".

De tre byggstenarna till en god hälsa är alltså att må bra såväl fysiskt och psykiskt samtidigt som man trivs på det sociala planet. Kost, motion och sömn är A och O på alla plan.

För att främja medarbetarnas hälsa kan du som arbetsgivare erbjuda friskvård (hälsofrämjande insatser) vilket är en skattefri förmån så länge den erbjuds till alla i företaget.

Lönesättning handlar om fastställande av lönenivåer inom viss typ av verksamhet. Löner sätts i en avvägning mellan företagets lönepolitik och ekonomiska förutsättningar, konkurrensen om arbetskraften och medarbetarens arbetsuppgifter, kompetens och prestation. Lönebildningen är en positiv kraft i företagets verksamhet som skapar förutsättningar för att individerna utvecklas och stimuleras till goda insatser.

Individuell lönesättning i samtal mellan medarbetare och närmsta chef är den vanligaste modellen för tjänstemannalönesättning i dag. Generella löneavtal, som är lika för alla anställda, förekommer nästan enbart inom arbetarområdet i det privata näringslivet.

Brott som begås i företag, organisationer eller myndigheter utgör så kallade medarbetarbrott och drabbar var tredje företag i Sverige. Medarbetarbrott är ofta av ekonomisk art t.ex. bokföringsbrott, förskingring, insiderbrott, stöld m.m.

Den totala kostnaden för dessa brott kan vara mycket hög och kan i extrema fall förhindra företagets långsiktiga överlevnad. Att aktivt arbeta med att förebygga så kallade medarbetarbrott genom bl.a. förstärkta interna kontroller, god bolagsstyrning och CSR (Corporate Social Responsibility) kan därför vara av stor ekonomisk betydelse för ett företag.

Missbruk är en allmän benämning på överdriven användning av något (t.ex. alkohol, narkotika, tobak och läkemedel), som ger tillfällig lindring från psykiskt eller fysiskt obehag, eller ger en annan form av lyckokänsla. Med överdriven menas användning i sådan omfattning att personen själv, andra personer eller egendom kommer till skada.

Missbruk på arbetet kan vara både farligt och kompetensnedsättande. En policy gällande alkoholmissbruk och drogmissbruk kan skydda företaget och dess anställda.

Personalhandbok är en handbok om företaget för de anställda. Personalhandboken är ett bra verktyg för att informera alla medarbetare om företagets vision, mål, policys, arbetssätt och vad som gäller vid bland annat semester, ledighet, arbetstider och löner.

En policy är ett bra verktyg för att informera alla medarbetare om företagets vision, mål, riktlinjer, arbetssätt.

En policy bör inte vara för omfattande. En övergripande policy kan kompletteras av riktlinjer och rutiner som mer detaljerat beskriver hur arbetet i praktiken ska gå till.

Semester är avtalad betald ledighet under ett visst antal av årets dagar. Enligt lagen har arbetstagare rätt till 25 semesterdagar (fem veckor).

Vad som gäller ledighet för semester regleras i semesterlagen och genom kollektivavtal. Semesterlagen innehåller bland annat bestämmelser om: - semesterledighet och semesterlön - hur semesterledigheten beräknas - när förläggningen av semesterledighet ska ske - hur semesterlönen räknas ut - hur semesterledighet och semesterlön kan sparas - semesterersättning

Vid kortare anställningar är det oftast opraktiskt med semesterledighet. Den anställde får då istället semesterersättning som beräknas med minst 12 % av den lön som tjänats in.

En uppförandekod (från engelskans Code of Conduct) är riktlinjer för hur ett företag ska bedriva sin verksamhet på ett etiskt, socialt och/eller miljömässigt riktigt sätt.

En uppförandekod är ett frivilligt åtagande och har inte status av lag eller förordning. Uppförandekoden finns till för att ett företag ska kunna försäkra sig om att dess produkter är tillverkade under goda arbetsförhållanden och innefattar vanligtvis krav och riktlinjer för arbetsmiljö, hållbarhet, bemötande m.m.

Numera är det viktigt att agera på ett sätt som anses hållbart och etiskt, så tänk på att en uppförandekod kan vara ett effektivt konkurrensmedel om den används på rätt sätt.

Vid överlåtelse av en verksamhet är det viktigt att klargöra om det handlar om en verksamhetsövergång eller inte. Detta har nämligen betydelse för om den nye ägaren är bunden till anställningsavtal som ingåtts av den förre ägaren eller inte.

Projektsamarbete är en noggrant organiserad, genomtänkt och planerad insats för att nå ett specifikt mål.

Projekthantering har olika faser vilka kan vara:

- förstudie - projektplanering - övervakning - implementering - utvärdering - support/underhåll av projekt

Projektledningen använder ofta en eller annan projektstyrningsmodell (projektplan) för att kunna samordna resurser, hantera tidsfrister, bemöta förändringar och se till att projektgruppen presterar maximalt.

Varje år ska styrelsen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete där arbetsfördelning och instruktioner ska finnas med. Arbetsordningen ska innehålla instruktioner för styrelsearbetet samt arbetsfördelning mellan styrelsens ledamöter och eventuell VD.

Den verkställande direktören som väljs av styrelsen men inte är medlem av densamma, ansvarar för den löpande driften i bolaget.

Styrelseordföranden är den person som leder styrelsens arbete, kallar till styrelsemöten och är en form av mentor till VD:n.

Styrelsen ska styra bolaget och kontrollera verksamheten och den är sedan ansvarig inför bolagets intressenter på bolagsstämman. Styrelsens uppgifter regleras i aktiebolagslagen.

Viktiga avtal som rör styrelsen i ett företag kan t.ex. vara anställningsavtal för verkställande direktör, sekretessförbindelser m.m. Genom avtalsundertecknande kan man undvika och skydda sig mot t.ex. ekonomiska förluster.

I ett aktiebolag ska det finnas en bolagsordning, redan i stiftelseurkunden, när bolaget bildas.

Bolagsordningen är lagstiftarens minimikrav för grundläggande överenskommelser mellan aktieägarna om hur bolaget ska bedriva sin verksamhet. Räkenskapsår, storlek på styrelse och vilket namn verksamheten ska bedrivas i är exempel på vad som måste finnas med i en bolagsordning.

Fullmakt innebär att man har rätt att företräda en annan part.

Den som fått fullmakten får genom fullmakten samma rättigheter som den som givit fullmakten. Rätten kan vara begränsad till visst ämnesområde, till visst ärende eller till viss tid. Om fullmakten inte är tidsbegränsad gäller den tills den återkallas.

Den som ger fullmakten kallas fullmaktsgivare eller huvudman; den som får fullmakten kallas fullmaktstagare eller fullmäktig.

De rättshandlingar som fullmaktstagaren företar blir bindande för huvudmannen. Ett exempel på en fullmakt är generalfullmakt.

För att starta ett företag eller växa som företag kan man behöva ta hjälp av kapital utifrån. Det får man från investerare som bidrar med kapital i utbyte mot avkastning på investerat kapital.

Styrelsemöten är viktiga verktyg för beslutsfattande i ett företag. I den skriftliga arbetsordning styrelsen bör fastställa varje år bör det framgå när och hur ofta styrelsen ska sammanträda.

För att styrelsemötena ska bli effektiva bör det i arbetsordningen även framgå följande: - vilka olika processer och resultat som ska kontrolleras, t.ex. resultaträkning, likviditet, orderläge m.m. - mötenas uppbyggnad (fasta ärenden, löpande ärenden och temaärenden) - dagordningens utseende - förutsättningen för ett effektivt styrelsemöte är att alla är väl insatta i det som ska diskuteras och beslutas redan innan.