Lönetransparensdirektivet – Vad vi vet så här långt

Redan idag gäller krav på årlig lönekartläggning. Alla arbetsgivare ska analysera löneskillnader mellan kvinnor och män för att upptäcka och åtgärda osakliga skillnader. Om arbetsgivaren har fler än tio anställda ska kartläggningen dessutom dokumenteras skriftligt och genomföras i samverkan med arbetstagarrepresentanter, om sådana finns.

Den nuvarande ordningen innebär att arbetsgivaren internt bedömer om det finns osakliga skillnader och åtgärdar dessa. Lönekartläggningen behöver dock i dagsläget inte lämnas in till någon myndighet, och anställdas rätt till insyn är begränsad.

Det är just dessa två aspekter som lönetransparensdirektivet tar sikte på: att stärka insynen för arbetstagare och att flytta en del av kontrollen från arbetsgivaren till myndigheter och fackliga organisationer.

Enligt förslagen ska arbetsgivare behöva lämna löneinformation tidigt i rekryteringsprocessen. Informationen ska ges på ett sätt som säkerställer en informerad löneförhandling, exempelvis genom att platsannonser innehåller uppgifter om ingångslön eller ett lönespann. Syftet är att arbetssökande ska kunna fatta välgrundade beslut och förhandla på mer jämlika villkor.

Samtidigt föreslås att arbetsgivare inte längre får fråga kandidater om deras tidigare lön. Bakgrunden är att lönehistorik ofta cementerar gamla löneskillnader och försvårar en rättvis lönesättning.

Detta kommer att påverka många arbetsgivares rekryteringsrutiner. Istället för att sätta lön i slutet av processen, baserat på förhandling eller kandidatens tidigare ersättning, behöver lönen vara definierad redan från början.

En av de mest betydande förändringarna gäller arbetstagares rätt att få insyn i löner. En arbetstagare ska kunna begära information både om sin egen lön och om genomsnittslönen för andra som utför samma eller likvärdigt arbete, uppdelat på kön. Arbetsgivaren ska svara inom två månader och dessutom varje år informera de anställda om att denna rätt finns. Begäran kan också göras kollektivt via den fackliga organisationen.

Det införs även ett uttryckligt skydd mot repressalier för arbetstagare som använder sin rätt till insyn. Arbetstagare får inte heller hindras från att berätta om sin egen lön. Arbetsgivaren får dock ställa som villkor att uppgifter om genomsnittslöner endast används för att bevaka rätten till lika lön, om arbetstagaren inte accepterar villkoret behöver arbetsgivaren inte lämna ut uppgifterna.

Detta innebär en kulturförändring på många arbetsplatser. Löner, som ofta setts som en privat eller känslig fråga, kommer att bli mer synliga och jämförbara. Arbetsgivare behöver därför vara beredda på fler diskussioner och frågor om löner än tidigare.

Den årliga lönekartläggningen blir navet i det nya systemet. Den används som grund för att svara på anställdas insynsbegäran, för samverkan med facket och – för större arbetsgivare – för rapportering till myndigheter.

För arbetsgivare med minst tio anställda gäller redan idag att kartläggningen ska vara skriftlig. I praktiken innebär de nya förslagen att underlaget behöver vara ännu mer detaljerat och systematiskt. Arbetstagare och fackliga organisationer kommer att kunna använda resultaten för att kontrollera om lika lön tillämpas, och Diskrimineringsombudsmannen kommer att kunna begära in uppgifter för granskning. Arbetsgivare med färre än tio anställda omfattas däremot inte av kravet på skriftlig lönekartläggning och de nya skyldigheterna i denna del blir mycket begränsade för denna grupp.

Förslaget innebär att arbetsgivare med fler än 100 anställda ska rapportera löneuppgifter till Diskrimineringsombudsmannen (DO).

• Arbetsgivare med minst 250 anställda ska rapportera årligen.
• Arbetsgivare med 100 – 249 anställda ska rapportera vart tredje år.

Rapporten ska bland annat innehålla uppgifter om genomsnittslöner, medianlöner, lönekvartiler och rörliga tillägg, uppdelat på kön och på olika yrkeskategorier/arbetsgrupper för att möjliggöra jämförelser.

Om rapporten visar löneskillnader på fem procent eller mer för lika eller likvärdigt arbete måste arbetsgivaren kunna ge en saklig förklaring eller redovisa vilka åtgärder som ska vidtas. Om detta inte sker inom sex månader ska arbetsgivaren lämna in sin senaste lönekartläggning till DO. DO kan därefter, vid brister, använda vitesföreläggande för att säkerställa att arbetsgivaren fullgör sina skyldigheter.

Detta är en betydande förändring jämfört med dagens ordning, där lönekartläggningen endast stannar inom företaget.

Fackliga organisationer får en mer central roll i de föreslagna reglerna. De ska ha insyn i lönekartläggningen, i rapporteringen till DO och i de kriterier som används för att bedöma arbetets värde och för att motivera löneskillnader.

Informationsplikten för arbetsgivare skärps, och brister kan leda till skadestånd. Det innebär att arbetsgivare behöver bygga strukturer för kontinuerlig samverkan, inte bara vid en årlig kartläggning.

För arbetsgivare innebär direktivet en rad risker:

• sanktionsavgifter om uppgifter inte lämnas till DO,
• skadestånd om insynsbegäran inte hanteras korrekt,
• otydliga eller inofficiella lönesättningskriterier blir en svag punkt när anställda får insyn i löner,
• bristande samverkan kan leda till konflikter och tvister,
• öppenheten kan skapa oro om skillnaderna inte går att förklara på ett trovärdigt sätt.

Sanktionsavgifter föreslås särskilt för bristande rapportering eller underlåtenhet att lämna in uppgifter till DO, medan skadestånd kopplas till överträdelser av diskrimineringslagen, exempelvis vägrad insyn.

Även om de slutliga reglerna inte är beslutade finns det flera steg arbetsgivare kan ta redan idag:

• Se över rekryteringsrutinerna. Börja planera för att ange lönespann i annonser eller annan tidig kommunikation och ta bort frågor om tidigare lön.
• Gå igenom era lönesättningskriterier. Är de dokumenterade och sakliga? Går det att förklara skillnader?
• Utvärdera er senaste lönekartläggning. Är den tillräckligt detaljerad för att kunna ligga till grund för insyn och rapportering?
• Förbered en rutin för insynsbegäran från anställda, inklusive mallar och processer för att kunna svara inom två månader.
• Har ni fler än 100 anställda? Gör ett testuttag av de uppgifter som kan komma att behöva rapporteras till DO – genomsnitt, median, kvartiler och tillägg.
• Planera för samverkan med facket, inte bara vid kartläggningen utan också vid rapportering och eventuella åtgärdsplaner.

Direktivet är fortfarande under beredning. Förslagen kan komma att ändras innan de slutligt beslutas. Det är därför klokt att se detta som en förberedande vägledning och inte som en färdig regelbok. Crona DokuMera kommer att uppdatera och tillhandahålla mallar i takt med att lagstiftningen fastställs, så att arbetsgivare successivt kan anpassa sig till de nya kraven.